ขั้นตอนการจัดทำเอกสารมีส่วนสนับสนุนการควบคุมภายในที่ดีอย่างไร

บริษัท ต่างๆมีการควบคุมภายในเพื่อจำกัดความเสี่ยง ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ได้แก่ การสูญเสียการปฏิบัติตามสัญญาที่ไม่ดีคุณภาพไม่ดีและการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ ขั้นตอนการจัดทำเอกสารให้รายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารที่ บริษัท ต้องการเพื่อใช้ระบบควบคุมและมอบหมายความรับผิดชอบสำหรับงานและการดำเนินการ ธุรกิจขนาดเล็กมักต้องการเอกสารหรือการควบคุมน้อยกว่าการดำเนินงานขนาดใหญ่เนื่องจากพนักงานแต่ละคนมีหน้าที่การงานหลายอย่างและความรับผิดชอบชัดเจนขึ้น ขั้นตอนการจัดทำเอกสารที่มีประสิทธิภาพทำให้การควบคุมที่มีประสิทธิภาพขั้นต่ำสามารถทำให้ธุรกิจขนาดเล็กได้เปรียบในการแข่งขัน

องค์กร

พื้นฐานของการควบคุมภายในที่มีประสิทธิผลคือแผนผังองค์กรที่มีคำอธิบายลักษณะงาน ขั้นตอนการจัดทำเอกสารต้องระบุรายละเอียดงานให้ชัดเจนถึงงานและความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่งใน บริษัท ขั้นตอนการจัดทำเอกสารจะมอบหมายความรับผิดชอบในการจัดทำและปรับปรุงแผนผังองค์กรและวิธีที่ บริษัท ใช้แผนภูมิ โดยปกติพนักงานจะได้รับสำเนาพร้อมรายละเอียดเกี่ยวกับตำแหน่งและรายละเอียดงานเมื่อเริ่มการจ้างงาน

นโยบายและขั้นตอน

ขั้นตอนการจัดทำเอกสารมักระบุว่าคู่มือพนักงานต้องมีเอกสารนโยบายและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด พวกเขาให้รายละเอียดว่าคู่มือนี้ต้องมีอะไรบ้างใครเป็นผู้รับผิดชอบในการเขียนและปรับปรุงนโยบายและขั้นตอนและวิธีที่ บริษัท สื่อสารกับพนักงาน โดยทั่วไปขั้นตอนการจัดทำเอกสารจะระบุว่าพนักงานจะได้รับสำเนาคู่มือเมื่อเริ่มงานเซ็นว่าได้รับและตกลงที่จะปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนต่างๆ พวกเขาได้รับการอัปเดตเมื่อเกิดขึ้น

การอนุญาตและการอนุมัติ

แผนภูมิองค์กรและคู่มือพนักงานที่จัดทำเป็นเอกสารเป็นพื้นฐานสำหรับการควบคุมภายใน แต่ต้องมีมาตรการควบคุมที่แท้จริง ขั้นตอนการจัดทำเอกสารให้รายละเอียดมาตรการดังกล่าว อธิบายเอกสารที่ระบุรายชื่อพนักงานที่สามารถตัดสินใจและผู้ที่สามารถอนุมัติค่าใช้จ่ายได้ เอกสารดังกล่าวแต่ละฉบับจะต้องระบุสิ่งที่พนักงานสามารถอนุญาตหรืออนุมัติได้อย่างชัดเจนการอนุมัติหรือการอนุญาตจะใช้รูปแบบใดและขีด จำกัด ตัวอย่างทั่วไปคือพนักงานคนหนึ่งได้รับอนุญาตให้อนุมัติการซื้อได้ถึง 10,000 ดอลลาร์โดยการเริ่มต้นใบขอเสนอที่เกี่ยวข้อง

เอกสารสนับสนุน

ระบบการควบคุมภายในที่แข็งแกร่งต้องอาศัยเอกสารประกอบเพื่อให้รายละเอียดพื้นฐานในการตัดสินใจ ขั้นตอนการจัดทำเอกสารระบุการตัดสินใจที่ต้องการเอกสารประกอบและรายละเอียดลักษณะของการตัดสินใจ ตัวอย่างเช่นการอนุมัติใบสั่งซื้ออาจต้องมีใบขอเสนอราคา ขั้นตอนการจัดทำเอกสารระบุว่าพนักงานต้องจัดทำใบขอก่อนที่จะขออนุมัติใบสั่งซื้อและจะให้รายละเอียดข้อมูลที่ต้องมีใบขอเสนอ

การรายงาน

องค์ประกอบหลักในการควบคุมภายในคือการรายงานข้อมูลสำคัญของ บริษัท ขั้นตอนการจัดทำเอกสารเสริมสร้างการควบคุมภายในโดยการระบุว่ารายงานดังกล่าวต้องมีข้อมูลใดบ้างใครเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดทำและผู้ที่จะได้รับรายงาน รายงานบางฉบับมีข้อมูลที่เป็นความลับและขั้นตอนการจัดทำเอกสารต้องระบุว่ารายงานใดมีความละเอียดอ่อนและมีรายละเอียดมาตรการรักษาความปลอดภัย

การปรองดอง

แม้แต่ในธุรกิจขนาดเล็กขั้นตอนการจัดทำเอกสารส่งผลให้เอกสารต่างๆมีแหล่งที่มาที่เป็นอิสระ วิธีการที่มีประสิทธิภาพในการตรวจสอบความถูกต้องคือการสร้างการกระทบยอดระหว่างข้อมูลที่เทียบเคียงจากผู้เขียนที่แตกต่างกัน ขั้นตอนการจัดทำเอกสารต้องระบุว่าการกระทบยอดต้องเกิดขึ้นและใครเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ ต้องมีรายละเอียดวิธีการจัดการกับความคลาดเคลื่อนและมอบหมายความรับผิดชอบในการแก้ไขความแตกต่าง